[이사회] 안건부터 의사록 생성까지

목차

  1. 이사회 안건 생성하기
  2. 생성한 안건 검토하기
  3. 이사회 관련 문서 생성하기
  4. 이사회 소집 통지하기
  5. 이사회 투표 기록 및 의결 종료


이사회란?

이사회란 이사 전원에 의하여 회사경영의 주요방침 및 업무집행에 관한 중요사항을 의결하는 기구입니다.
자본금 10억 미만의 회사는 1인 또는 2인 이사를 둘 수 있으며, 이 경우 이사회가 아닌 대표 이사의 결정 또는 주주총회로 의결을 대체할 수 있습니다.

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이사회 안건 생성하기

접근 경로 : [의결] → [이사회]

1. [이사회 생성] 버튼을 클릭해주세요. 

2. 차례대로 제목을 입력하고, 일시, 진행 방식을 선택한 후 방식에 따라 화상회의 링크 또는 주소를 입력해주세요.

3. 이사회는 현직 이사 및 감사 전원에 참석 통지를 보내야합니다 (감사는 참석하여 의견을 공유할 수 있으나 의결권은 없습니다).
쿼타북에 이사를 등록해두지 않았다면, "등기임원 추가하기" 버튼을 클릭해 등록해주세요.

(등기임원 추가하기 예시)

4. 안건 사항을 선택 후 템플릿을 채워주세요.
선택지에 원하는 안건이 없다면 해당 칸에 직접 기재해주세요.

하나 이상의 안건이 있다면 하단의 [안건 추가] 버튼을 클릭해 새로운 안건을 추가해주세요.

5. 내용을 다 입력했다면 확인 버튼을 눌러 이사회를 생성해주세요.



생성한 안건 검토하기

안건을 생성한 후 오탈자는 없는지, 빠진 내용은 없는지 검토할 수 있습니다.

1. 테이블에서 방금 생성한 안건을 클릭해주세요. (이미지 수정)

2. 상세보기 모달에서 안건에 대한 내용을 확인해주세요.
수정사항이 있다면 상단에 [수정하기] 버튼을 눌러주세요 (테이블에서 [더보기] → [수정] 버튼으로도 진입이 가능합니다).

수정하고 싶은 부분을 적용한 뒤 [확인] 버튼을 누르면 수정 사항이 반영됩니다 (문서를 생성한 뒤에도 같은 방식으로 수정할 수 있습니다)



이사회 관련 문서 생성하기

1. 안건의 [더보기] → [이사회 문서 생성하기]를 클릭해 안건 문서를 생성해주세요 (상세보기 모달에서도 가능합니다)

2. 문서가 생성되고 상태가 [문서 생성 완료]로 바뀌면 상세보기 모달에서 대상자별로 생성된 문서를 확인할 수 있습니다.
[문서 다운로드] 버튼으로 모든 문서를 다운받을 수 있습니다.

📄 생성되는 문서 종류

    a. 소집통지서 (공통)   
    b. 이사회 소집절차 생략 동의서: 이사회 일시가 통지일로부터 7일 이하일 경우에만 송부
        ('이사회 문서 생성하기'를 클릭한 시점이 이사회 일시로부터 7일 이하인 경우에만 자동으로 생성)



이사회 소집 통지하기

문서를 생성했으니 이제 생성된 문서와 함께 이사회 소집 통지를 보내야합니다.
이때 쿼타북 템플릿 사용하기나 이메일 제목부터 본문까지 직접 작성하기 중 선택하여 발송할 수 있습니다 (쿼타북에 대상자의 이메일이 정확히 입력되어 있어야합니다).
별도로 사용하는 서비스나 우편으로 발송하는 경우, [별도로 통지 완료]를 눌러 다음 단계로 진행해주세요.

1. 상세보기 모달에서 [소집 통지하기] → [이메일로 통지하기]를 눌러주세요 (테이블 [더보기] → [이메일로 통지하기]로도 가능합니다).

2. [소집 통지 발송하기] 모달 내 메시지 칸에 중요한 내용을 적을 수 있습니다.

전달되는 문서 중 꼭 필요한 문서는 본문에 명시해주세요.

직접 작성하기의 경우, 제목부터 본문 내용까지 기존 이메일처럼 사용하실 수 있습니다.

이메일이 어떻게 나가는지 궁금하다면 [테스트 메일 보내기]를 통해 실제 발송되는 이메일을 확인할 수 있습니다.

3. 테스트 메일 확인 후 [소집 통지 발송하기] 모달에서 [발송하기] 버튼을 누르면 소집 통지가 완료됩니다.

아래 이미지는 쿼타북 템플릿을 사용했을 때의 모습입니다.

4. 소집 통지 후 테이블에서 [자세히 보기]를 클릭하면 발송 성공 여부와 발송 일시를 확인할 수 있습니다. 

직접 이메일로 송부하기
쿼타북에서 생성한 문서를 다운받아 직접 대상자에게 이메일로 송부하는 방법입니다.

1. [이사회 상세보기] 모달에서 문서를 다운로드 한 후 개인 이메일로 각 대상자에게 소집 통지메일을 송부해주세요.

2. 직접 이메일을 보내셨다면 [별도로 통지 완료]를 클릭해주세요.


  

이사회 투표 기록 및 의결 종료

1. 각 안건에 대한 찬반 여부를 수합해주세요.
2. 이사회 상세보기 모달에서 [투표 기록하기]를 클릭해주세요.

3. 부의안건별 결과를 선택하고 증빙 문서를 업로드한 후 [결과 기록하기]를 클릭해주세요.

안건의 종류에 따라 과반수 이상 또는 3분의 2이상 의결이 필요한 경우가 있으니 참고해서 의결 전 대상자에게 안내해주세요.

4. 투표 결과를 기록하면 자동으로 투표 완료 상태로 넘어갑니다. 수정이 필요하다면 [투표 수정하기]를 눌러 수정해주세요.
결과에 변동이 없다면 [의사록 생성 및 의결 종료]를 클릭해주세요. 의결을 종료하면 투표 내용을 변경할 수 없으니 신중하게 진행해주세요.

5. 의결 종료 시 상태는 의결 종료로 전환되며, 투표 결과에 맞게 의사록이 자동으로 생성됩니다.
의사록은 모달 내 [이사회 관련 문서]란에서 확인할 수 있습니다. 생성된 의사록을 다운받아 날인을 진행해주세요.

*의사록 내용은 다운받은 문서에서 확인 및 수정할 수 있습니다.

- 추가로 궁금하신 점이 있다면 쿼타북 홈페이지 오른쪽 하단의 채팅창을 통해 알려주세요. 쿼타북팀이 도와드리겠습니다. 🙂

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